Kommunale Prozessoptimierung

Prozesse verbessern, finanzielle Ressourcen schonen, Mitarbeitende entlasten:

Kommunalverwaltungen, ob größer oder kleiner, sind heute mit einer Vielzahl externer und interner Herausforderungen konfrontiert. Die vom Gesetzgeber vorangetriebene Digitalisierung, Doppik und ein inzwischen geradezu allgegenwärtiger Mangel an geeignetem Nachfolgepersonal stellen Kommunen vor zuvor in dieser Form nicht bekannte interne Schwierigkeiten. In einem Umfeld, das zudem von externen Herausforderungen wie dem vielerorts bestehenden Budgetdruck, Fragen zur Unterbringung und Integration von Geflüchteten, dem Mangel an bezahlbarem Wohnraum sowie Forderungen nach mehr Klimaschutz und Gendergerechtigkeit geprägt ist, müssen sich auch Kommunalverwaltungen den neuen Gegebenheiten anpassen. Das neue Umfeld erfordert Handlungsbedarf und die Notwendigkeit zur Veränderung.

Bestehende Abläufe müssen analysiert und systematisch verbessert werden, um das Personal zu entlasten und zeitliche und finanzielle Ressourcen zu schonen.

Genau hier setzt unsere Beratung zur Prozessoptimierung an. Mit unserer jahrelangen Erfahrung bei der Begleitung von Umstellungsprojekten auf die Doppik schaffen wir gemeinsam mit Ihnen die Basis für eine zukunftsorientierte Verwaltung.

 

Unsere Leistungen – Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Kommune

Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse, identifizieren Engpässe und erarbeiten Optimierungspotenziale. Dabei setzen wir auf praxiserprobte, wissenschaftlich fundierte Methoden und innovative Ansätze, um Verwaltungsabläufe effizienter, transparenter und zeitgemäßer zu gestalten.

Unsere Beratung folgt einem umfassenden und in der Praxis etablierten Modell, das üblicherweise folgende Kernphasen umfasst (allerdings je nach Ihren Bedürfnissen wahlweise angepasst werden kann):

– Prozessanalyse und -design: Gemeinsam untersuchen wir Ihre Prozesse systematisch, um Schwachstellen, Verbesserungs- und Optimierungsbedarfe zu erkennen. Dabei stehen verschiedene Modellierungsstandards zur Auswahl, wobei wir gemeinsam mit Ihnen den passenden auswählen. Nachdem wir den aktuellen Zustand (IST-Zustand) erfasst haben, definieren wir mit Prozesszielen und relevanten Kennzahlen, wie es sein sollte (SOLL-Zustand). Dabei sind wir uns natürlich bewusst, welche Akteure der Kommune dabei einzubinden sind.

– Prozessoptimierung: Anschließend gehen wir, wenn gewünscht, an die Umsetzung – gemeinsam mit Ihnen verbessern wir die bestehenden Abläufe. Dabei geht es einerseits darum, die Stärken zu stärken und noch effizienter und effektiver zu machen. Andererseits geht es darum, Einsparungspotenziale zu nutzen, ob in Bezug auf finanzielle und zeitliche Ressourcen oder die Entlastung des Personals. Angesichts der stetig wachsenden Aufgabenlast sind diese Verbesserungen und Entlastungen dringend erforderlich. Zum Einsatz kommen dabei etablierte Analysetools wie zum Beispiel Lean Management, Six Sigma oder Total Quality Management. Wir orientieren uns an den Gegebenheiten in Ihrer Kommune und treffen gemeinsam mit Ihnen eine sinnvolle Auswahl.

– Change Management: Widerstände können das Projekt scheitern lassen. Gerade in Kommunalverwaltungen sind die Widerstände vielfältig und können von einer Vielzahl interner und externer Akteure kommen, insbesondere natürlich aus der Verwaltung selbst, aber auch aus der Politik. Projekte mit dem Ziel der Prozessoptimierung scheitern, weil sie nicht genügend akzeptiert werden. Change Management ist daher ein wichtiger Bestandteil unseres Konzepts und hilft, alle Betroffenen frühzeitig mitzunehmen und etwaigen Bedenken zu begegnen.

– Begleitung beim Aufbau eines Prozessmanagements: Die Etablierung eines kommunalen Prozessmanagements kann für Sie langfristig bedeuten, dass Verwaltungsabläufe verschlankt, vereinfacht und beschleunigt werden. Durch Prozessmanagement können Sie begrenzte Ressourcen schonen, das Personal entlasten, Kosten sparen, Fehler reduzieren und auch die Motivation des Personals erhöhen. Prozessmanagement ist ein wertvolles Führungsinstrument, das einen entscheidenden Beitrag zur langfristigen Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Nachhaltigkeit der Verwaltung leisten kann. Wir unterstützen Sie bei der Ausarbeitung einer Strategie zum Aufbau oder zur Verbesserung des Prozessmanagements und begleiten Sie bei der Einrichtung sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung der entsprechenden Strukturen.

– Externes Prozessmanagement: Gerne können wir auch dauerhaft als externes Prozessmanagement begleiten. Wir bieten Ihnen bedarfsgerechte, transparente, sparsame und qualitativ hochwertige Lösungen an.

– Digitalisierung: Der Gesetzgeber will die Digitalisierung. Warum nicht auch die Vorteile im Rahmen eines digitalisierten Prozessmanagements nutzen? Bestehende analoge bzw. manuelle Prozesse können mithilfe von Technologie oder Künstlicher Intelligenz automatisiert werden. Gemeinsam analysieren wir Ihre Digitalisierungspotenziale und planen Digitalisierungsprojekte systematisch. Dabei greifen wir auf unsere langjährig etablierten, wissenschaftlich fundierten und praxistauglichen Projektmanagement-Ansätze zurück.

 

Ihre Vorteile auf einen Blick

– Effizienterer Ressourceneinsatz und Kostenreduktion: Durch eine gezielte Optimierung lassen sich Ressourcen effektiver nutzen und unnötige Ausgaben vermeiden.

– Höhere Prozessqualität und beschleunigte Abläufe: Strukturierte und verbesserte Abläufe sorgen für eine zuverlässigere Planung und Ausführung. Etwaige Ausfällen werden antizipiert und minimiert, sodass gesetzliche Vorgaben eingehalten und die kommunale Aufgabenerfüllung gewohnt verlässlich erfolgen kann. Durch kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten können Verwaltungsaufgaben schneller und effizienter abgewickelt werden.

– Verbesserung der Dienstleistungsqualität: Effizientere und klar strukturierte Prozesse ermöglichen es, den Bürgerinnen und Bürgern einen zuverlässigeren, schnelleren und insgesamt besseren Service zu bieten. Dadurch kann auch das Image der Verwaltung erheblich verbessert werden.

– Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit: Eine moderne, effizient gestaltete Arbeitsumgebung entlastet die Mitarbeitenden und erspart ihnen unnötigen Aufwand. Verbesserte Arbeitsbedingungen fördern Motivation, Produktivität und die Bindung an die Verwaltung. Auch so kann den Problemen bei der Nachbesetzung von Stellen begegnet werden.

 

Warum mit uns?

Unsere Expertise gründet sich auf langjährige Erfahrung in der Beratung von Kommunen. Wir haben Umstellungsprojekte auf die Doppik in zahlreichen Bundesländern begleitet und wissen genau, was es bedeutet, Verwaltungsprozesse im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten und Anforderungen zu modernisieren. Als Unternehmen, das aus der Verwaltung der Stadt Uelzen hervorgegangen ist, vereinen wir die externe Perspektive eines Beraters mit der internen Sicht einer Verwaltung. Dadurch verstehen wir die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors und entwickeln passgenaue Lösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse. Gemeinsam gestalten wir Ihre Verwaltung effizienter und zukunftsfähig, auch unter veränderten Rahmenbedingungen.

 

Prozessoptimierung – auch für kleinere Verwaltungen von großem Nutzen

Kleinere Verwaltungen stehen oft vor der Herausforderung, mit knappen Budgets und begrenztem Personal leistungsfähig zu bleiben. Eine gezielte Prozessoptimierung ermöglicht es, vorhandene Ressourcen effektiver einzusetzen, Überlastungen vorzubeugen und sich auf wesentliche Kernaufgaben zu konzentrieren.

Mit der Uelzener Doppik als externem Begleiter profitieren Sie von einem unverstellten Blick auf Ihre Abläufe. Unsere Zusammenarbeit mit über 130 kleineren Kommunalverwaltungen hat uns wertvolle Einblicke gegeben, wie Prozesse sinnvoll optimiert und behutsam neu ausgerichtet werden können. Dieses Know-how bringen wir gerne auch in Ihre Verwaltung ein – individuell abgestimmt auf Ihre Strukturen, Herausforderungen und Ziele.

Gemeinsam erarbeiten wir Lösungen, die nicht nur praxiserprobt, sondern auch nachhaltig sind. Profitieren Sie von unserem fundierten Fachwissen aus erster Hand und machen Sie Ihre Verwaltung fit für die Zukunft.

 

Jetzt aktiv werden!

Effizienz beginnt mit dem ersten Schritt. Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Erstgespräch und erfahren Sie, wie Ihre Kommune von optimierten Prozessen profitieren kann.

Rufen Sie uns an unter 0151/229 29 896 oder kontaktieren Sie uns hier über unser Kontaktformular für weitere Informationen oder ein unverbindliches Erstgespräch. Gestalten wir Ihre Verwaltung gemeinsam zukunftsfähig!